retrabalho

Retrabalho nas empresas como evitar?

O objetivo da empresa é maximizar seus lucros e resultados, otimizar processos, aumentar a produtividade e evitar um grande vilão: o retrabalho.

Porém, para realizar tarefas sem a necessidade de retrabalho, o primeiro passo é deixar o ambiente estruturado e organizado, com:

  • Tempo pré-definido;
  • Metas bem estruturadas;
  • Objetivos específicos;
  • Material de apoio organizados.

O que é um desafio para as pequenas e grandes empresas, e com isso, surge a necessidade de fazer  Cursos Online com o objetivo de melhorar o conhecimento dos funcionários.

Portanto, se você está procurando maneiras de evitar retrabalho para melhorar o desempenho da empresa e reduzir o tempo perdido, neste artigo mostraremos 5 dicas.

Além disso, é importante que os iniciantes entendam melhor o que é retrabalho e seu impacto na organização.

O que é retrabalho?

Quando uma atividade precisa ser realizada repetidamente devido a um erro do programa ou uma mudança nas diretrizes, ocorre o retrabalho, mesmo que parcialmente executado. 

Desta forma, o retrabalho pode ser diferente do trabalho originalmente realizado e está sendo concluído para corrigir um determinado erro ou para melhor um processo produtivo.

Uma consequência disso é gastar tempo em uma atividade mal executada ou mal planejada. 

Quando o retrabalho se tornar comum, esse tempo se acumulará, o que afetará a produção da empresa.

Consequências do retrabalho nas empresas

O tempo gasto em retrabalho já é resultado de um impacto negativo na organização, mas, além disso, o que está por trás da ação da empresa?

Para lhe dar um melhor entendimento de como a realocação de tarefas pode causar danos, destacarei alguns pontos-chave na empresa afetada pelo retrabalho a seguir:

Aumento do gasto de materiais

Para refazer atividades ou reparar falhas, pode ser necessário gastar em materiais não incluídos no plano do projeto.

Diminui a produtividade

Os colaboradores geralmente precisam realizar a mesma tarefa e devem atacar outros pontos. Portanto, o resultado é um declínio na produtividade.

Diminui a motivação dos colaboradores

Quando os membros da equipe estão engajados em um trabalho que tenha um impacto positivo na empresa, eles se sentem mais motivados.

Se a atividade deve ser realizada novamente, significa que o fracasso também afetará o entusiasmo das pessoas envolvidas no processo.

Gera atrasos na produção

Seja por falha ou mudança estratégica, a execução de retrabalho causará atrasos na produção do serviço.

Diminui os lucros

Todas as consequências mencionadas se refletirão nos lucros da empresa em função do maior gasto com materiais, do tempo pago pelo retrabalho e dos atrasos na produção.

Agora que está claro que o retrabalho é prejudicial ao seu negócio ou à organização para a qual você trabalha, vejamos algumas dicas para evitar retrabalho.

5 Dicas para evitar o retrabalho

Com as dicas a seguir, você poderá organizar o processo e melhorar a comunicação entre os colaboradores da equipe para evitar retrabalho. 

1. Faça o mapeamento dos processos

A primeira técnica para evitar que as atividades sejam refeitas está relacionada ao mapeamento dos processos envolvidos no processo produtivo. 

Um processo mal definido deixará em branco os procedimentos que devem ser concluídos, o que pode levar a falhas de execução, levando à necessidade de refazer tarefas.

Portanto, o processo envolvido na gravação é crucial. 

Além disso, o mapeamento visa permitir a identificação total das falhas que somente são percebidas durante a execução.

Isto, com o objetivo que você tenha a oportunidade de atacar os erros e assim entender sobre como deve ser executado todo o processo de criação de um produto ou prestação de um serviço.

2. Crie procedimentos

Depois que o processo é desenhado, é muito importante desenvolver e testar procedimentos operacionais padrão. Todo o pessoal que realizará as atividades seguirá esses POPs.

O POP é um bom aliado contra o retrabalho, pois se uma atividade tiver um procedimento bem testado e definido, pode não precisar ser refeita ou exigir materiais adicionais para sua execução.

Os procedimentos operacionais padrão podem ser executados para cada tarefa simples de escritório, como documentação de processo até processos mais complexos, como procedimentos de controle de estoque e operações de máquina.

3. Defina responsáveis

A terceira técnica para evitar retrabalho é definir o responsável pela atividade, pois esse funcionário ficará responsável por monitorar e verificar o andamento da tarefa.

Assim, por exemplo, ele pode identificar erros no desenvolvimento de tarefas, ajudar outros funcionários a executá-los e até identificar não conformidades nas funções do equipamento.

O responsável será o líder do processo. Portanto, é importante que ele seja treinado e compreenda todas as etapas envolvidas.

Além disso, ele também precisa manter uma boa comunicação com todos os membros do projeto para evitar assimetria de informações.

4. Capacite a equipe

Assim como os responsáveis ​​pelo acompanhamento do andamento das atividades devem receber treinamento para as atividades, os funcionários envolvidos no desenvolvimento de produtos e serviços também precisam receber treinamento para as atividades.

Certas tarefas, como as realizadas na indústria, requerem manutenção especializada de equipamentos e treinamento de controle. 

Os funcionários devem compreender os POPs a serem implementados e ser treinados para desempenhar suas funções.

Funcionários qualificados podem reduzir a taxa de retrabalho em processos bem planejados e aumentar a eficiência da organização.

5. Invista em comunicação interna

A falha de comunicação entre os membros da equipe é uma das principais fontes de erros na produção. 

Dessa forma, uma comunicação interna eficaz pode reduzir o índice de retrabalho de qualquer tipo de empresa.

Para isso, podem ser utilizadas várias ferramentas, como o Whatsapp Business ou o Slack, uma ferramenta adequada para a comunicação empresarial.

Além disso, as reuniões são necessárias para ajustar a equipe, ensinar novos procedimentos e verificar o andamento das atividades, assim como a realização de um Curso Online com Certificado.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.

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