No mundo corporativo, as reuniões de trabalho fazem parte da rotina de milhares de profissionais, já que é preciso alinhar as expectativas, tirar dúvidas e fazer os devidos ajustes na rotina da empresa.
Mas o grande desafio para muitos gestores é: como as reuniões de trabalho podem ser mais produtivas e sem aquelas discussões acaloradas que tanto atrapalham? Vamos te dar 7 dicas valiosas sobre esse assunto. Confere aí!
Determine o objetivo da reunião
Para que as reuniões de trabalho sejam bem mais produtivas em sua empresa, é preciso determinar o objetivo da reunião.
Não existe nada mais desagradável do que ser convocado para uma reunião de trabalho e não conhecer os motivos desse encontro, certo? Pode gerar uma certa apreensão.
Quando você marcar uma reunião em sua empresa, antes de mais nada, mencione o objetivo da mesma.
Dessa forma, todos os participantes já chegarão para esse evento cientes do motivo. E isso pode ajudar a deixar a reunião mais descontraída, produtiva e sem discussões. Fazer um curso de coaching pode ser bastante útil nesse sentido.
Escolha cuidadosamente os assuntos
Imagine um gestor que marca uma reunião de última hora, não diz o motivo e nem escolhe os assuntos que serão discutidos no encontro.
Seria uma verdadeira bagunça, certo? Por isso, a pauta da reunião deve ser cuidadosamente escolhida e deve, acima de tudo, fazer sentido para quem está presente. A PNL pode te ajudar nisso.
Quando o assunto é reunião de trabalho, todos os assuntos precisam ser relevantes e de interesse de todos os presentes.
Temas que não tenham nada a ver com as tarefas do dia a dia ou que sejam pertinentes somente à minoria dos colaboradores, podem deixar a reunião maçante e improdutiva.
Estipule um tempo para cada tema
Reuniões de trabalho que ficam discutindo o mesmo assunto por horas a fio podem ser bem chatas.
Por isso, para que haja uma maior produtividade, que tal estipular um tempo para cada tema que será tratado na reunião? Isso evita o desgaste mental de todos e discussões sem necessidade.
Além disso, quando existe um tempo pré-determinado para cada assunto, a reunião pode ficar mais produtiva, sem conversas paralelas ou distrações corriqueiras.
Sem mencionar que isso deixa o encontro mais organizado e interessante para todos. Conheça a melhor sala de treinamento no Rio de Janeiro.
Convide as pessoas certas
Para uma reunião de trabalho ser mais produtiva e sem discussões irritantes, o gestor deve convidar as pessoas certas para o encontro.
O ideal é contar com um ou dois representantes de cada setor da organização. Dessa forma, toda a empresa fica ciente das decisões que forem tomadas.
Uma reunião com muita gente fica complicada de se gerir e pode ser bastante improdutiva. Dessa forma, você deve evitar convocar pessoas que são desnecessárias para as reuniões de trabalho, pois elas podem mais atrapalhar do que agregar algo de positivo.
As chances de distrações podem ser bem maiores quando a sala da reunião está cheia de gente, certo? Conheça o curso de PNL para você.
Envolva todos os participantes
Para uma reunião de trabalho ser sempre produtiva e sem aquelas discussões que mais fazem perder tempo, é necessário o envolvimento de todos os participantes.
Se somente um ou dois participantes falarem sem parar o tempo inteiro, o restante do grupo pode se sentir entediado ou perder o interesse na reunião.
Dessa forma, você deve envolver todos os membros que estão participando da reunião de trabalho. Pergunte a opinião deles, deixe-os expor suas ideias ou sugestões e faça-os interagir uns com os outros.
Ser convidado para uma reunião de duas horas e ficar calado o tempo inteiro, pode dar sono ou vontade de ir embora para casa, principalmente se o encontro acontecer no final do expediente.
Respeite a opinião de cada um
Seguindo a mesma linha de raciocínio do tópico anterior, durante a reunião de trabalho, onde todos expõem as suas opiniões a respeito dos assuntos discutidos, é necessário que haja o devido respeito mútuo.
Mesmo que fulano ou cicrano não concorde com essa ou aquela opinião, o respeito e a tolerância devem sempre prevalecer.
Caso contrário, discussões sem necessidades vão acabar acontecendo, já que cada pessoa quer que a sua opinião prevaleça. Além de ser uma coisa extremamente chata, a reunião fica improdutiva e cansativa.
A regra aqui é: respeitar a opinião de cada um, já que as pessoas agem e pensam de formas diferentes. Pode-se até não concordar, mas a aceitação é obrigatória! O curso de hipnose pode te ajudar nisso.
Faça um breve resumo das decisões tomadas
Finalmente, para que as reuniões sejam sobretudo produtivas, o líder do encontro deve fazer um breve resumo ou uma recapitulação de todas as decisões que foram tomadas.
Isso é importante para que não haja nenhum tipo de dúvida e discussões posteriores entre os funcionários. Cada decisão que foi tomada deve ser anotada e enviada por e-mail para uma formalização.
Mas antes de chegar a algum tipo de decisão, é preciso ter a certeza de que todos concordam e, acima de tudo, estão cientes sobre o que será decidido.
Afinal de contas, todos os colaboradores estão trabalhando em prol de um único objetivo: alcançar os resultados. Dessa forma, certifique-se de que todos os presentes estarão dispostos a trabalhar em cima das decisões que foram tomadas.
Agora é seguir as dicas dadas aqui e deixar as suas reuniões de trabalho mais produtivas e sem aquelas discussões chatas e que tanto atrapalham!
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