O CNPJ é o principal registro de uma empresa, mas em geral, sozinho, ele não é suficiente para permitir o funcionamento de um negócio. Existem diversos outros números importantes que são emitidos por diferentes órgãos públicos, como a inscrição estadual.
A organização tributária do Brasil divide a cobrança de tributos entre competências federais, estaduais e municipais. E as empresas precisam se formalizar adequadamente, permanecendo em acordo com a legislação específica.
O que é inscrição estadual?
É uma forma de controle do estado sobre empresas que tem como finalidade a comercialização de produtos sobre os quais existe incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços).
A inscrição estadual é um número de registro formal da empresa na Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado em que a empresa tenha sede. Esse número é fundamental para conferir o status de regularidade do negócio. Ele é fundamental para que a empresa consiga emitir nota fiscal eletrônica (NF-e).
Quais empresas devem ter inscrição estadual?
Em geral, todas as empresas que comercializam produtos devem ter a inscrição estadual. Se a empresa apenas prestar serviços não há necessidade, já que o imposto devido é o ISS (Imposto sobre Serviços), que é de competência municipal.
Quando a empresa oferece tanto produtos quanto serviços deve ter as duas inscrições, municipal e estadual. O porte da empresa não tem influência nessa responsabilidade.
Empresas de áreas relacionadas ao transporte, comunicação e distribuição de energia também são sujeitas ao ICMS, portanto precisam da inscrição estadual.
Quem opta pelo Simples Nacional também precisa de inscrição estadual?
Essa é uma dúvida frequente. O Simples Nacional oferece diversas vantagens para quem opta por esse regime tributário, mas entre elas NÃO está a isenção da inscrição estadual. Portanto, mesmo optando pelo Simples Nacional as empresas cujas atividades estão sujeitas ao ICMS devem ter a inscrição estadual.
Quais empresas são isentas?
A obrigatoriedade da inscrição estadual para MEIs depende da atividade exercida e também dos procedimentos fiscais realizados por ele.
Quando o MEI realiza atividade relacionada à venda ou revenda de produtos, ele se enquadra na condição de obrigado a ter inscrição estadual APENAS se ele desejar emitir nota fiscal eletrônica.
Lembre-se de que o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica, mesmo que ele negocie com outra pessoa jurídica. Caso deseje emitir, precisa ter inscrição estadual.
No caso de não precisar emitir nota fiscal eletrônica o MEI não precisa ter a inscrição estadual, podem receber documentos fiscais como empresa isenta e também podem emitir notas fiscais avulsas.
Como ter a inscrição estadual?
Cada estado possui um processo diferente de cadastramento. É importante buscar informações na Secretaria de Fazenda do seu estado, ou através da internet.
No caso do MEI, o processo pode ser realizado pela internet. Em geral será preciso ter em mãos alguns documentos:
- RG
- CPF
- Certidão da Condição do Microempreendedor Individual – CCMEI
- Comprovantes de endereço da empresa e da residência (pode ser o mesmo)
- Alvará de funcionamento
Quais documentos devem ter a inscrição estadual?
A inscrição estadual aparece em diversos documentos e situações importantes:
- Em notas fiscais ou outros documentos emitidos pelo contribuinte com natureza econômico-fiscal;
- Nas duplicatas;
- Nos cupons fiscais emitidos por emissores próprios, terminais de ponto de venda e máquinas registradoras;
- Nas embalagens, rótulos e etiquetas para armazenamento de mercadorias;
- Em demonstrações contábeis, como livros fiscais;
- No balanço patrimonial e na DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício);
- Em inventários de mercadorias;
- Em manifestos de carga expedidos por transportadoras;
- Na comunicação do contribuinte com órgãos públicos em qualquer documento;
Uma forma de facilitar a emissão desses documentos e não ter que buscar e digitar todas as vezes o número da inscrição estadual é utilizar um sistema de gestão empresarial ERP que permite o registro permanente do número no cadastro da empresa, assim como outros números importantes para a emissão de notas fiscais eletrônicas, por exemplo.
Além disso, o ERP ajuda a manter as informações da empresa controladas e seguras, oferecendo mais eficiência e facilidade para o dia a dia do gestor.
Com os módulos integrados, é possível monitorar individualmente cada setor e identificar melhorias necessárias, mas também contar com o compartilhamento seguro de informações que permite a visão ampla do negócio.
Agora você já tem informações suficientes sobre a inscrição estadual para evitar a maioria dos principais problemas relacionados a esse tema.
Verifique junto aos órgãos estaduais quais são os procedimentos para a sua empresa e garanta que o seu negócio esteja funcionando dentro da legalidade. Afinal, a emissão de notas fiscais abre muitas oportunidades de negócio para sua empresa.