Atualmente com a evolução da tecnologia, diversas ferramentas podem auxiliar nosso trabalho no dia a dia. A tecnologia pode ajudar na gestão e performance de seu negócio. Entenda nesse post porque é essencial usar um software de gestão para clínica.
Contudo pode ir muito além, estreitando relacionamento com seus clientes, otimizando seu tempo de atendimento, facilitando acesso a dados importantes a um toque de distância. Entenda nesse post porque é essencial usar um software de gestão médico em sua clínica ou consultório, inclusive para a segurança de dados da clínica e dos pacientes.
Hoje as pessoas observam os detalhes muito mais que antigamente. Isso ocorre porque a informação está em sua mão. Certamente que o boca-a-boca ainda é uma ótima propaganda, não é? Mas hoje as bocas falam instantaneamente a uma velocidade inimaginável. Assim uma pessoa mesmo antes de iniciar a consulta propriamente dita já poderá estar avaliando o atendimento. Muitas fazem check-ins no local, outras “selfie”, e alguns já repassam para amigos e familiares as primeiras impressões.
Desse modo as avaliações, das clínicas e consultórios, começam já na marcação da consulta, passando ainda pela chegada ao consultório e pela consulta com os profissionais. Mas não menos importante e hoje muito avaliado é o relacionamento, atenção e disponibilidade no pós atendimento.
Assim pequenos e médios consultórios e clínicas tem aumentado sua lucratividade. E este aumento tem sido percebido mesmo sem aumentar o número de atendimento. Pois quando se oferece um atendimento melhor, quando se gera valor, o cliente dificilmente se importará com preço.
O segredo é prestar atenção nos detalhes, organizar o fluxo, otimizar o tempo dispensado ao atendimento além de fazer uma melhor gestão. Entretanto isso é uma tarefa extremamente minuciosa e requer uma boa ferramenta para o acompanhamento.
Entenda aqui os 3 pilares básicos que melhoram a performance de seu consultório ou clínica:
1 – Agendamento de Pacientes
Inicialmente o agendamento deve ser prático e fácil de realizar para agilizar o atendimento. Principalmente quando a demanda de marcação é grande. Porém deve conter os dados essenciais de identificação e contato dos pacientes e caso necessário, em um segundo momento, um contato mais abrangente. Inclusive com envio de SMS de confirmação e cancelamento, envio de e-mails com as orientações necessárias ou mesmo questionários iniciais que agilizam a consulta.
Com o agendamento, em uma plataforma ágil e eficiente, a clínica tem todo controle dos pacientes que estão na sua base de contatos. Além de ter acesso rápido a horários vagos em dias específicos o controle dos dias e horários a serem marcados é fundamental para a organização. Isso facilita muito a vida da secretaria, pois um erro de agendamento pode causar marcação duplicada no mesmo horário por exemplo, trazendo desconforto para equipe e seus clientes.
Hoje a secretaria pode contar com as mais diversas tecnologias que as auxiliam no seu dia-a-dia. Ferramentas que que podem ajudar na diminuição do absenteísmo dos pacientes. Por exemplo um recurso de confirmação da consulta via SMS.
Também é importante as anotações feitas em campos específicos que ajudam na análise rápida de cada cadastro de paciente com suas possíveis peculiaridades. Por exemplo deixar um aviso para a não marcação de determinado cliente, ou ainda, deixar anotado um desconto específico por exemplo.
Estudos estatísticos mostram que uma análise bem-feita do setor de agendamento pode diminuir em até 30% as faltas. Ou ainda antecipar os faltantes possibilitando encaixes com mais agilidade. Pesquisas mostram que atualmente as pessoas preferem receber mensagens de SMS, WhatsApp ou até mesmo um e-mail ao invés de uma ligação telefônica. Desta forma prática, eficiente e econômica o paciente pode responder se vai ou não para a consulta médica.
Ademais pode-se ainda ter economia com a diminuição do uso do telefone. Além disso, mas não menos importante é o acompanhamento dos agendamentos e suas peculiaridades pelo gestor da clínica ou consultório. Tudo isso a qualquer hora, de onde estiver, a um dedo de distância, como por exemplo do seu celular.
2 – Atendimento ao paciente
O atendimento dos profissionais de saúde, ou seja, a consulta em si, ainda é o que pesa mais na avaliação dos clientes. Mesmo que a estrutura do consultório ou clínica ainda não esteja toda organizada, a consulta deve ser de excelência. Mas você deve estar se perguntando se a tecnologia pode ajudar? E a resposta é sim, pode. A tecnologia chegou para facilitar, agilizar e otimizar o atendimento.
Uma consulta tem como pilares básicos anamnese e exame físico, pedidos de exames complementares e prescrição. Porém ainda há atestados, declarações, encaminhamentos e mais vários papéis e documentos a serem preenchidos, principalmente quando se trabalha com planos de saúde. Antigamente era tudo feito de forma manual e perdia-se muito tempo com estas tarefas, importantes, mas secundárias.
A tecnologia pode agilizar principalmente estas tarefas secundárias. Pois a grande maioria destes impressos já podem ficar pré preenchidos no software. Por exemplo modelos de atestado, declarações diversas e encaminhamentos. Apenas com um clique eles puxam os dados do paciente e geralmente o profissional irá preencher apenas os detalhes necessários. Só neste quesito agiliza o atendimento em pelo menos 5 a 8 minutos.
Pois veja, caso você precise fazer um atestado para o empregador, outro para escola, além de uma declaração de acompanhante, mais dois encaminhamentos, um pedido de exame laboratorial e outro de imagem. Imagine preencher todos estes pedidos manualmente.
Logo, um bom software médico pode te ajudar, e com apenas um clique você preenche, e com outro clique imprime. Pronto resolvido, tudo fácil e ágil. Sobrará pelo menos mais alguns minutos para conversar com seu paciente, pois você sabe que isso faz diferença.
Mas você também poderá usar estes minutos para novos encaixes, aumentando o faturamento. Assim como no final do dia ganhar um tempo para você e sua família. Hoje sabemos que o bem mais precioso para todos é o tempo.
De maneira idêntica a prescrição pode ser otimizada. Um software médico de excelência deve ter um gerador de receitas inteligente. E aqui pontuo que o módulo de prescrição deve fazer parte integral do software, e não ser terceirizado, principalmente pela segurança dos dados.
Primeiro, deve ter um banco de dados com milhares de medicamentos e apresentações que são atualizados com frequência. Com isso acrescentando os lançamentos e retirando do banco de dados aqueles medicamentos que não estão mais no mercado.
Tudo de forma automática, sem a necessidade de o usuário ter esse trabalho. Segundo, as posologias mais usuais já ficam salvas, e na próxima vez que o mesmo medicamento for prescrito, já se ganha tempo, pois a posologia não precisa ser digitada novamente. Terceiro, os medicamentos de controle especial já são impressos em modelos de receitas exigidas pela legislação, e em duas vias, tudo de forma automática.
Além disso e de outros detalhes que podem ser ajustados, e não menos importante, é a questão da legibilidade da receita. Em virtude de receitas ilegíveis, vários conselhos regionais de medicina estão recebendo cópias de tais receitas, enviadas não só pelos pacientes, mas também por farmácias. O que tem trazido problemas legais para o médico prescritor.
Assim um bom software médico faz toda a diferença não só na gestão e desempenho do empreendimento, mas traz qualidade ao atendimento do paciente. E isso fideliza clientes, ser bem atendido, escutado, examinado, ter orientações claras e acesso ao profissional de sua confiança faz toda a diferença. Certamente esse consultório ou clínica será bem indicada e referenciada. Diante destas e outras possibilidades que um software médico pode trazer, o ganho de tempo será bem maior que 5 a 8 minutos.
3 – Gestão
Acreditamos que todo empreendimento deve ter um propósito. Aquilo que nos faz acordar em manhãs chuvosas e frias e ir trabalhar. Porém o motor de todo empreendimento é a gestão bem-feita e seus resultados. Apenas com lucratividade financeira é possível manter as portas abertas, ter folego e sossego para pensar inovações e implementações de novas ideias. Principalmente quando estas ideias se apoiam em nossos ideais e propósitos.
A cada dia a gestão de pequenos e médios negócios se tornam mais profissionais. Justamente pela necessidade de um fluxo de caixa saudável. Igualmente pelos custos invisíveis passarem desapercebidos, assim achatando a lucratividade. Porém quando notamos que a chave para o sucesso profissional está além do atendimento ao cliente, começamos a entender o porquê da necessidade de ter os dados nas mãos.
Ser bom tecnicamente é essencial, mas já não é suficiente. A tecnologia está aí justamente para melhorar todos estes quesitos de forma simples e prática. Com um bom software médico você gestor ou proprietário de consultório ou clínica pode ter todas as informações centralizadas em um único local. E poder assim acessá-los no momento oportuno de onde estiver através, por exemplo, do celular. Saber onde você ganha e perde dinheiro em sua clínica e consultório é fundamental.
Por exemplo, você saberia dizer com toda certeza, quais planos de saúde são mais lucrativos (se é que são) e ainda compensa atendê-los? E quais aqueles que estão apenas tomando lugar de consultas mais lucrativas ou mesmo usufruindo do seu tempo sem a devida valorização? Você saberia dizer a média de gasto com energia elétrica dos últimos 12 meses? Você sabia que lâmpadas de Led são 12 vezes mais eficientes e reduz a conta de luz em quase 90%.
Você saberia me dizer sobre a taxa de ociosidade de seu consultório ou clínica? E se consultas estão deixando de ser marcadas porque a secretária manualmente não consegue ajustar os encaixes nos horários vagos?
Em resumo, são tantas as variáveis que devem ser analisadas que manualmente você provavelmente não conseguirá fazer. Já com a tecnologia você tem acesso rápido a dados e estatísticas e assim consegue agir naqueles pontos francos com rapidez e eficiência. E a análise de dados concretos faz o gestor ter vários “insights” para os ajustes necessários.
Iniciando a mudança
Muitos consultórios e clínicas ainda não utilizam um software médico para a gestão e atendimento. Talvez por acharem que negócios pequenos e médios não precisem. Mas esse é um pensamento arcaico e os pequenos e médios que mudaram a forma de pensar estão lucrando mais. Talvez ainda por acharem que precisará gastar rios de dinheiro com equipamentos, servidores, treinamento, equipe de reparos, dentre outros.
Mas isso mudou, hoje temos softwares em nuvem que não precisam de equipamentos locais como servidores, e nem precisam ser instalados. Ou ainda acham que são programas difíceis de usar com interfaces cheia de “botões” e “telinhas” que mais atrapalham que ajudam.
Concluindo
Inicialmente quando se implementa tecnologia no ambiente de trabalho tendemos achar que teremos mais trabalho. Principalmente os colaboradores, muitos deles com vários vícios atrapalham o crescimento. Inclusive tendem a se queixarem do que tiveram que passar a fazer, de terem que fazer cadastros mais completos, dentre outras coisas. Isso acontece muito quando já usam algum programa e o proprietário resolve mudar para um mais moderno e adequando para as necessidades atuais. Inicialmente vão tentar a todo custo fazer o gestor declinar das mudanças necessárias.
Contudo quem comanda o empreendimento e é o responsável pela sua marca (seu nome) deve ter em mente o que pretende? Quais são os resultados que você pretende com seu consultório ou clínica? Ganhar mais? Aumentar a lucratividade? Expandir o consultório ou clínica? Aumentar o número de profissionais atendendo de forma multiprofissional? Ter mais qualidade de vida? Ter prestígio profissional e social? Ou ainda, todas as anteriores e mais algumas?
Saiba que tudo isso é possível, muitos conseguem e tantos outros estão conseguindo. Porém assumiram a necessidade de mudança.
Entretanto para isso você precisa ganhar dinheiro. A maioria dos profissionais da saúde tem uma carga de trabalho extenuante. Antigamente porque troava o seu tempo por dinheiro e isso realmente acontecia.
Hoje está conta na maioria das vezes não tem o mesmo resultado. Pois os dias são mais estressantes, as cobranças são maiores e o tempo parece passar mais rápido. Assim dia a dia vão perdendo qualidade de vida e rendimento laborativo e financeiro.
Enfim, os resultados gerados com um bom software médico são extraordinários. Com efeitos positivos inclusive na vida pessoal do proprietário como se sua equipe. Mas só enxergarão tais mudanças com o passar do tempo, quando os ajustes já tiverem sendo executados.