Como transformar reuniões de home office em reuniões produtivas

A pandemia em 2020 transformou a forma como trabalhamos, o trabalho remoto ou home office que antes era um privilégio concedido por algumas empresas, hoje é praticamente obrigatório na maioria das cidades brasileiras.

Por isso é preciso ainda mais cautela para ter reuniões produtivas dentro de casa. 

Além de ter que organizar a rotina entre casa, filhos, trabalho, como encontrar um local ideal para trabalhar, montar um escritório dentro de casa para não ter que cada dia abrir o computador em cômodo diferente, a rotina das pessoas mudou, mas uma coisa que não mudou é que continuamos tendo reuniões.

Isso mesmo. As calls têm sido frequentes na rotina de quem faz home office, portanto, precisam ser mais produtivas do que nunca, uma vez que todo sistema é virtual. 

E agora com a equipe toda em teletrabalho as reuniões se tornaram ainda mais frequentes e necessárias para acompanhar o dia-a-dia da equipe, entender melhor as dores dos clientes e fazer a empresa não perder produtividade, mas uma coisa que antes já era difícil e agora só piorou é, como manter a produtividade dentro das reuniões e transformá-las em tempo efetivo de trabalho?

Dicas de como ter uma reunião produtiva

Trouxemos aqui 5 dicas certeiras para você transformar a sua reunião que poderia ter sido um e-mail em um tempo gasto de forma clara e objetiva: 

 

Comece pelo objetivo: defina o objetivo da sua reunião e deixe com clareza para todos os envolvidos saberem do que se trata e com o quê vocês deverão chegar ao fim da reunião tendo decidido. 

 

Planejamento: sim, é importante em todas as etapas de um negócio e em uma reunião também.

Portanto, planeje e administre os tempos das discussões, se perceber que a equipe está divagando ou indo por um caminho, relembre o objetivo, anote os pontos principais que deverão ser discutidos e siga o roteiro necessário. 

 

Acompanhar com material auxiliar: muitas reuniões hoje são só de discussão, brainstorm ou reflexões, por isso, muitas vezes um material de apoio é necessário para que todos acompanhem o raciocínio e se mantenham focados naquilo.

Se é para decidir o tema e o slogan da campanha, traga as referências e o briefing do cliente para que todos tenham em seu campo de visão o que você tem de informação, além de ser um ambiente fácil que você poderá editar conforme as novas ideias forem surgindo e todos irão poder interagir e aprovar o que um participante ou outro disse. 

 

Programe pausas: Se você perceber que todo mundo já deu o que tinha de ideia, e acredita que precisa de mais tempo para clarear as ideias, marque uma segunda reunião, assim cada um leva uma tarefa para casa e volta com as ideias mais esclarecidas.

Insistir também em reuniões que não levam a nada é desperdício de tempo, mesmo que o prazo seja curto, o ideal é negociar e tentar voltar com todo mundo mais fresco e com mais ideias na cabeça. 

 

Esteja programado para estar 100% na reunião: é comum que o líder, infelizmente, esteja fazendo mil coisas ao mesmo tempo no teletrabalho, enquanto participa, responde e-mail, mensagem do cliente, demanda outra tarefa, mas para que a reunião seja, de fato, produtiva,  é importante que o líder dê o tom da reunião, mesmo como fortaleça o objetivo e garanta que todos estejam empenhados em resolver aquele problema. 

É certo dizer que o home office veio para ficar, com esse regime de trabalho imposto de forma forçada, muitas empresas que antes torciam o nariz para esse sistema, hoje conseguem perceber as vantagens de manter os funcionários em casa, com melhor qualidade de vida e também trabalhando e entregando o mesmo conteúdo.

É importante que os líderes também saibam aproveitar ao máximo, os contatos com os colaboradores, as reuniões que são cada vez mais frequentes são extremamente necessárias para dar continuidade neste formato de trabalho e mostrar para todos que você está tão comprometido quanto eles. 

 

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