Um negócio precisa de medidas de segurança tanto quanto uma indústria que trabalha com maquinários pesados.
Desde a vigilância externa feita por um sistema de segurança com câmeras até a segurança interna, que exige equipamentos de combate a incêndio.
Assim, o escritório demanda técnicas específicas para a sua proteção e de seus associados.
O meio urbano tem os perigos de assalto, furto, entre outros que podem ser evitados em boa medida se forem feitos os procedimentos de instalação de equipamentos de segurança para proteger o prédio de invasões de meliantes.
Os dispositivos mais utilizados
O portao automatico é um dispositivo obrigatório para evitar que a pessoa saia do próprio carro para destrancar e abrir a entrada do prédio, colocando-se em potencial situação de risco por estar vulnerável, ou até mesmo que a portaria, a partir das câmeras de segurança, consiga identificar se o carro tem autorização para entrar no prédio.
Desse modo é possível bloquear a passagem de qualquer desconhecido suspeito.
A camera segurança é uma ferramenta indispensável para os funcionários da portaria identificarem previamente quem entra no prédio, como também com o intuito de gravar e arquivar qualquer imagem de atividade suspeita que necessite de melhores investigações.
Para o comerciante menor, oferece maior controle da circulação dos clientes e pode monitorar o ambiente a qualquer momento.
Ainda no ambiente externo, a escolha de um portão de qualidade pode fazer toda a diferença.
Portões automáticos funcionam bem para edifícios de grande porte, mas no caso de comerciantes pequenos, uma porta de rolo resistente cumpre a função de proteger com eficiência.
Feita de aço, a porta de enrolar é resistente a investidas de força e perfeita para lugares estreitos que não podem comportar um portão de correr, por exemplo.
Já no ambiente interno do escritório as preocupações são com acidentes e possíveis emergências que podem acontecer sem prévio aviso, como no caso dos incêndios.
Para essa situação em específico é preciso que as saídas de emergências estejam bem sinalizadas e desobstruídas, além de fácil acesso à extintores e mangueira de água.
Sirenes de alarme contra incêndio também são necessárias para que corpo de bombeiros e todos os funcionários sejam avisados da situação e possam tomar as medidas de segurança adequadas.
Outros acessórios essenciais
Usar equipamentos sem manutenção adequada também põe em risco a segurança das pessoas.
Uma impressora quebrada, por exemplo, não deve ser manuseada por funcionários que não saibam como consertá-la, a fim de evitar pequenos acidentes e a possível piora do estado da máquina.
O melhor a se fazer é sinalizar que a máquina está quebrada para que outros não tentem usá-la, além de avisar o departamento responsável da situação. Um ambiente organizado e mais produtivo é um ambiente seguro para o trabalho.
A impressora fiscal é uma invenção que visa agilizar o trabalho do comerciante na hora do atendimento ao cliente e controlar a contabilidade do estabelecimento, por meio da emissão de notas fiscais que contém detalhadamente os produtos adquiridos e valor da compra.
A bobina para impressora fiscal é um rolo de papel em que é feita a impressão dos comprovantes, que precisam ser armazenados em lugar destinado especificamente às notas, para que não sejam perdidas.
Apesar de estar conectado a um dispositivo USB que transmite as informações para um computador, há quem prefira se organizar no papel.
Outros acessórios e equipamentos que fazem a diferença na organização do escritório são:
- Pastas de documento;
- Arquivo morto;
- Gaveteiros;
- Porta papel;
- Porta lápis.
Papéis podem ser fáceis de perder, serem confundidos com os documentos errados ou jogados fora, por isso, um bom armazenamento de acordo com características claras de subdivisão, que podem ser datas até nomes de clientes, facilitam a tarefa de encontrar e manusear os arquivos além de otimizar o nível de produção dos funcionários.
Segurança e organização são aliados para garantir um ambiente de trabalho funcional porque indica aos funcionários que sua atenção pode ser destinada à sua produtividade e não a um ambiente caótico ao seu redor.
Por fim, trabalhar para a manutenção da organização também é um fator de avaliação dos funcionários, pois demonstra a preocupação da pessoa com o colega que precisa usar determinado equipamento ou documento, sendo a pessoa desorganizada alguém com pouca capacidade de analisar o impacto de suas ações para o trabalho em equipe.