Uma comunicação efetiva entre o gestor e as equipes atua como força propulsora de todo e qualquer acontecimento no ambiente de trabalho.
Um bom gestor tem como responsabilidade principal definir como os membros da equipe se comunicam entre si.
Pois com essa parte acertada e bem encaminhada, o restante tende a se desenrolar de forma mais tranquila e com poucas intercorrências.
Afinal, com boa comunicação tudo se resolve, não é mesmo?
Então, no post de hoje falaremos sobre a importância da comunicação entre a equipe e apresentaremos práticas bastante eficazes para a melhora dessa questão! Vamos lá?
Por que boa comunicação nas equipes é importante?
A boa comunicação dentro da equipe é imprescindível e desenvolver práticas eficazes de comunicação é algo relativamente fácil, quando se cria uma cultura de diálogo aberto.
Mas quando a equipe se comunica de forma ineficaz ou errônea, é possível observar o quanto isso impacta em aspectos como:
- Qualidade dos projetos;
- Relacionamento entre as partes envolvidas;
- Trabalho desequilibrado ou duplicado;
- Resultados frustrantes nos projetos;
- Comentários negativos ou insatisfação dos clientes;
- Rotatividade excessiva entre os membros da equipe;
- Ambiente com muita tensão;
- Dificuldades no relacionamento interpessoal entre os colaboradores;
- Pouco envolvimento dos membros da equipe;
- Interação inadequada entre os membros da equipe.
Já, quando a comunicação ocorre com eficácia, gera tomadas de decisão assertivas, colaboradores engajados e projetos bem-sucedidos.
O primeiro passo, portanto, para melhorar a comunicação da equipe, é ter um gestor que lidere pelo exemplo.
Que pratique a atenção plena e atue de forma transparente com a equipe, respondendo de forma proativa às dúvidas e explicando o contexto das decisões.
Cinco tipos de comunicação em equipes
Há diversos estilos de comunicação que ocorrem entre os membros de uma equipe e, quando esse processo ocorre de forma ineficaz, acaba resultando em baixo desempenho e queda na motivação.
As equipes costumam se comunicar de diversas maneiras, portanto, conhecer a fundo as cinco formas de comunicação é essencial para que a sua equipe tenha alto desempenho.
Comunicação verbal
Esse é o ponto de interação mais importante entre a equipe, seja pessoalmente, pelo telefone ou até mesmo por videoconferência. Esse tipo de conversa costuma ser determinante para que uma pessoa perceba a outra, criando sua visão e depositando expectativas sobre ela. Trata-se da melhor oportunidade para a equipe expressar seus pensamentos e ideias.
Comunicação não verbal
Em contrapartida ao item acima, a comunicação não verbal inclui questões mais subjetivas: ações do dia a dia e, principalmente, a linguagem corporal – como as expressões faciais e o tom de voz. É comum que as pessoas não percebam como a comunicação não verbal afeta os seus relacionamentos (sejam pessoais ou profissionais), mas ela configura mais da metade de toda a comunicação, então prestar atenção a esses sinais é importante.
Comunicação escrita
Quando nos comunicamos através da escrita, para alguns torna-se mais fácil controlar a forma de se expressar. Então, o ideal é que todos os integrantes da equipe tenham como meta comum comunicar-se de forma efetiva em todos os canais de comunicação por escrito (e-mail, mensagens, pesquisas etc). Saber se expressar através da escrita é uma característica muito benéfica para os integrantes da equipe.
Comunicação visual
A comunicação visual é muito importante em situações como reuniões ou sessões de treinamento da equipe, quando é feito o compartilhamento de informações por slides ou vídeos. As imagens nos dão tempo de pensar antes de passar a mensagem aos outros, portanto é sempre bom refletir se os recursos visuais escolhidos auxiliarão no entendimento da mensagem que se está passando.
Escuta
É comum não se pensar na escuta como uma forma de comunicação, mas a comunicação efetiva não ocorre sem ela, pois através dela é que você recebe a informação transmitida pelo emissor da mensagem. Promover a escuta ativa ajuda a criar um ambiente saudável de trabalho, pois mostra ao comunicador que a equipe está envolvida e atenta no que está sendo dito.
Ferramentas de comunicação em equipes que incentivam a postura colaborativa
Com a popularização do trabalho remoto, boa parte da comunicação nas equipes ocorre de forma on-line e mesmo quem trabalha em um escritório costuma utilizar ferramentas de comunicação em equipe.
Elas são muito úteis para compartilhamento de informações e otimização dos fluxos de trabalho. Existem vários tipos dessas ferramentas, confira os mais populares:
Mensagens e chat
São aplicativos de mensagens instantâneas e chats usados para debater sobre demandas e sanar dúvidas em tempo real.
Compartilhamento de arquivos
Muito úteis para que os membros da equipe possam compartilhar documentos sem a necessidade de enviá-los para cada pessoa.
Videoconferência
Excelente maneira de entrar em contato com a equipe – mesmo que alguns integrantes estejam trabalhando em locais ou fusos horários diferentes.
Edição de documentos
Ferramentas on-line de edição de documentos, possibilitam o compartilhamento de documentos, que são salvos automaticamente, abrindo a possibilidade da equipe colaborar nesses arquivos, que se mantém visualizáveis e editáveis para todos os membros.
Gestão de projetos
Ferramentas de gestão de projetos, são painéis virtuais que possibilitam gerir tarefas, definir metas, dar feedbacks, compartilhar arquivos, armazenar informações e muito mais, o que permite à sua equipe ter mais clareza e uma comunicação mais facilitada.
Práticas que auxiliam a obter uma comunicação eficaz entre as equipes de trabalho
Agora que você já sabe da importância de uma comunicação eficaz com a equipe de trabalho, veja as práticas que ajudam a atingir esse objetivo!
Tenha canais que fortaleçam a comunicação do time
Para promover uma comunicação eficaz, os grupos de trabalho precisam de um sistema eficiente para troca de informações, a fim de consolidar uma rotina laboral que seja produtiva e agradável. E aqui nossa sugestão é o uso de uma plataforma única, que abarque diferentes meios comunicativos.
Disponibilize múltiplos canais comunicativos
Uma coisa é certa: cada colaborador é único, seja pela atuação ou sua personalidade, então, criar um ambiente que seja inclusivo na parte comunicativa – implantando a estratégia de “omnichannel”, que promove uma comunicação eficaz em diversos canais.
Essa estratégia permite que a equipe se comunique por: vídeo, chat, áudios, mensagens de texto, e-mail ou conferências virtuais, agradando as particularidades dos seus colaboradores ao compreender que cada um prefere se comunicar de uma maneira.
Ao implantar o omnichannel, as informações ocorrem com mais fluidez e rapidez, inclusive agilizando os processos significativamente.
Treine as equipes com foco em habilidades relacionadas
O processo comunicativo é formado por três elementos: o emissor, a mensagem e o receptor, isto é, a comunicação envolve pelo menos duas pessoas. Portanto, é importantíssimo treinar a equipe de trabalho, para comunicar-se de forma eficiente.
Organizações que desejam atingir uma comunicação eficaz no trabalho devem considerar treinar seus colaboradores, investindo em capacitações que envolvam desenvolver habilidades como empatia, clareza, linguagem corporal e inteligência emocional.
Faça a integração dos novos funcionários
Quando um novo colaborador entra na empresa, ele deve passar por um processo de integração, estimulando a comunicação eficaz desde o início, pois com o processo já aplicado nos funcionários mais antigos, os resultados tendem a ser muito positivos quando o “novato” já entra para o time ambientado para comunicar-se com empatia, transparência e eficácia.
Crie um ambiente que propicie a troca de feedbacks
Quem está liderando uma equipe e busca uma comunicação eficaz, precisa repassar transparência em sua comunicação, estimulando seus colaboradores a fazerem o mesmo.
Favorecer a troca de feedbacks construtivos, com respeito e empatia torna mais agradável o ambiente de trabalho e melhoram os resultados.
Estimule que haja uma comunidade dentro própria empresa
Como um ser social que somos, precisamos fazer parte de uma comunidade e, avaliando que passamos mais da metade do dia com a equipe de trabalho, o caminho mais acertado é criar um senso de comunidade entre os colegas.
Instituições que conseguem formar uma comunidade entre os membros da equipe ou mesmo dos departamentos da empresa costumam colher frutos muito promissores.
Isso porque o senso de pertencimento ajuda a impulsionar o engajamento, melhorando os resultados e culminando com um ambiente motivador.
Faça com que todos da sua equipe sintam-se parte de um time
O conforto dos colaboradores deve ser uma das prioridades de quem coordena equipes de trabalho, então busque motivá-los para trabalharem como um time que atua em busca de propósitos comuns e inibir posturas de concorrência.
Atuar dessa forma, além de fazê-los se sentirem acolhidos e conectados, ajuda no conforto do ambiente de trabalho em si, pois quando este não é agradável, fica mais complicado para o colaborador se sentir pleno na realização dos seus afazeres, perdendo inclusive a qualidade da própria comunicação e, consequentemente, sua produtividade.
Comunicação eficaz é imprescindível para melhor aproveitamento das equipes
Para ter uma equipe funcional, aprender a melhorar a comunicação na empresa é fator essencial!
Não apenas pela comunicação adequada ser fundamental para o sucesso do negócio, mas, em especial, pela falta dela ser muito prejudicial, levando a dificuldades de relacionamento e, em certos casos, até o desligamento dos funcionários.
Contudo, ter uma comunicação eficaz no local de trabalho ajuda a desenvolver relacionamentos positivos, superar obstáculos e unir a equipe em prol de um objetivo comum.
Por fim, principalmente em tempos de home office e trabalho híbrido, faz-se fundamental essas práticas, desenvolvendo uma postura de colaboração e apoio recíproco entre os colaboradores de qualquer empresa.