Como ter uma visão geral dos gastos com TI na sua empresa?

Em tempos de negócios online e a necessidade que equipamentos e sistemas estejam sempre disponíveis, a visibilidade de TI mudou completamente nas organizações, deixando de ser uma área de suporte para tornar-se estratégica.

Tudo em uma empresa envolve a tecnologia, do balcão de atendimento e o site de vendas até a contabilidade, a expedição e a relação com fornecedores.

A infraestrutura de TI precisa ser cada vez mais complexa para dar sustentação às operações e inovações que a empresa demanda. Tanto que há previsões de um crescimento de 4,9% nos investimentos das empresas em Telecom.

Isso implica, naturalmente, em gerenciar mais gastos. Muitos deles são inerentes ao funcionamento, como as assinaturas de serviços e os gastos com rede e telefonia, e outros são emergenciais, ocasionados por incidentes e problemas que podem ocorrer no dia a dia.

Em meio a tanta responsabilidade de TI na organização e a necessidade de sempre controlar gastos, como você pode ter a visão dos custos de TI na sua empresa?

Vamos falar um pouco a respeito disso.

Quais os desafios para a gestão de custos de TI na sua empresa?

Os custos de TI têm algumas características comuns em todas as empresas e podem variar conforme o porte e a complexidade da área e do negócio.

Diversidade de processos

Sabemos que TI, pela natureza das suas atividades, é uma área com um grande número de processos técnicos, com níveis diferentes de complexidade, desde a manutenção de computadores até o redimensionamento de redes, troca de equipamentos, controle de consumo de telefonia e dados e o controle de incidentes, para citarmos alguns.

Como podemos ver, são atividades que demandam gastos com materiais, equipamentos e serviços.

Diversidade de fornecedores

Outra característica marcante de TI é a grande quantidade de fornecedores, para os mais variados serviços – instalações, manutenções, consultorias, operadoras de telefonia e de internet são os mais conhecidos.

Os custos são corporativos

Ao contrário dos custos operacionais da maioria dos setores, em TI eles atendem toda a empresa, provendo a infraestrutura de tecnologia e o suporte necessários ao negócio – o fornecimento de rede de dados, por exemplo, é um deles.

Isso acaba criando muitos ruídos dentro da organização, pois cada setor pode ter metas de custos próprias e não prever a sua parte em TI corretamente. É importante que cada gestor entenda a importância de aprovar aquilo que pode parecer gasto, mas que vai influenciar muito na performance de todos no dia a dia, especialmente nas vendas.

Visão de custos de TI: implemente uma gestão focada em Processos

A gestão de TI sabe exatamente onde está cada custo, quem demanda e como ele é atendido?

Para entendermos quais são e onde estão os custos controlados por TI – e isso vale para todos os setores da empresa – e propor melhorias, o primeiro passo é entender a vida do custo.

Isso só é possível quando temos os processos mapeados e controlados:

  • Quais os fatos que geram a necessidade do custo;
  • Quem são os responsáveis pela demanda do custo;
  • Quando surge a necessidade;
  • Como ela é atendida – fornecedores, materiais.

Uma forma eficaz e rápida de implementar a gestão de Processos é buscar um serviço de consultoria em Telecom, que vai entender as necessidades específicas da empresa e propor diversas ações de gestão.

Com os processos definidos, é possível quantificar resultados com levantamentos históricos e buscar alternativas para a redução em cada custo envolvido.

Visão de custos de TI: a gestão de contratos é essencial

Com tantos fornecedores diferentes, incluindo grandes empresas como as operadoras de internet e telefonia, aumenta a necessidade de ter uma política para gerir os fornecedores através de contratos.

Mais do que um documento formal com as empresas – e onde ele for possível – aqui estamos falando de um registro interno: um software de controle de contratos.

Dessa forma, o gestor de contratos pode:

  • Controlar as condições gerais de fornecimento – forma de pagamento, quais os serviços atendidos, preços e vigência, forma de reajuste;
  • Criar um catálogo de serviços com os fornecedores e valores;
  • Cotar com mais rapidez, pois já sabemos quanto será cobrado pelo fornecedor;
  • Comparar historicamente o gasto por serviço e auditar;
  • Renegociar com fornecedores com base nos históricos de preços.

Visão de custos de TI: instale um sistema de gerenciamento de custos

Curiosamente, ainda temos muitas empresas onde a área de TI, que é responsável por prover as melhores soluções de tecnologia para outros departamento, ainda controle manualmente os custos sob sua responsabilidade.

Essa é uma prática arriscada quando falamos de incidentes ou problemas inesperados que podem custar alguns milhares de reais em poucos dias.

O ideal não tem mistério: implementar um software que permita o gerenciamento de todas as informações relacionadas aos custos de TI. Essa solução cuidará:

  • Da visibilidade de todos os custos;
  • Do cadastro de fornecedores e contratos;
  • Do acompanhamento permanente do que TI está contratando, com detalhes incluindo a área que será responsável pelo débito contábil;
  • Do rateio de custos comuns entre as áreas;
  • Dos históricos de consumo por tipo de custo, período, área usuária.

Além de todas as funcionalidades acima, o software deve fornecer diversos relatórios e visões que permitam à gestão da infraestrutura avaliar:

  • A relação dos gastos históricos com fatos e poder tomar decisões estratégicas, como, por exemplo, investir em um novo equipamento que está gastando muito com manutenção;
  • Comportamentos indesejados – vício de contratação por critérios que não seja o financeiro;
  • Decisões estratégicas – aumentar a lista de fornecedores, rescindir contratos, atualizar o parque de equipamentos e sistemas.

Visão de custos de TI: implemente a gestão preventiva

No dia a dia de TI nas empresas, a urgência domina boa parte das ações e, muitas vezes, até rotinas programadas como uma compra mensal de acessórios não é feita com  a análise mais profunda sobre o custo.

Podemos ver isso com frequência nos atendimentos de incidentes e problemas, onde a pressa e a pressão acabam determinando o tamanho do custo.

Isso acaba prejudicando muito a visão que precisamos ter do que TI gasta, como gasta e se está gastando da melhor forma e impactando onde menos queremos – nos resultados da empresa, reduzindo a rentabilidade.

Por esse motivo, é fundamental criar uma gestão preventiva da infraestrutura de TI, onde as equipes possam monitorar permanentemente os dispositivos e aplicações e reduzir ao máximo o volume de chamados de emergência, onde o prejuízo financeiro é maior.

Implantar uma solução de monitoramento preventivo do ambiente de TI é a melhor forma de evitar custos emergenciais e também visualizar onde eles estão ocorrendo para tomar decisões estruturais de médio e longo prazo.

Visão de custos de TI: adote o planejamento de investimentos

Planejar investimentos é uma ótima forma de termos visão para controlarmos os custos. O planejamento de investimentos em TI é, na verdade, de abrangência corporativa e deve estar perfeitamente alinhado com:

  • As regras do negócio – investir em infraestrutura para implementar um e-commerce, por exemplo;
  • As necessidades operacionais – desenvolver ou comprar um ERP para atender o aumento das vendas e dos processos ligados a elas.

Com o planejamento, a gestão de TI poderá avaliar que gastos serão necessários para manter a infraestrutura que for definida ao longo do tempo, mostrar os impactos na operação e as opções de redução de custo.

Por exemplo, se a empresa decide manter os servidores atuais por mais um ano ou se adota um software de gestão de custos, é possível determinar o quanto será gasto de manutenção e avaliar se a compra imediata é a melhor opção.

O efeito mais importante de um planejamento aliado a um gerenciamento de custos é manter ou elevar a qualidade da malha tecnológica, um objetivo que deve estar sempre em primeiro lugar. Porque esses custos, controlados e bem aplicados, impactarão na qualidade dos serviços que a empresa presta aos seus clientes.

Espero que tenha gostado desse conteúdo! Quer conhecer as boas ideias da NSB  para gestão de custos com TI? Marque uma reunião e assuma o controle das despesas da sua empresa.

A NSB é uma Consultoria em Telecom, formada por profissionais com ampla experiência nas melhores práticas de gestão de Telecom e que pode analisar as características do seu negócio e propor as melhores soluções.

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