É certo dizer que um evento corporativo é a verdadeira oportunidade para quem tem um negócio, seja para divulgar novos produtos e serviços aos clientes, seja para capacitar os profissionais da própria empresa.
Em se tratando desses eventos empresariais, podemos destacar ainda as solenidades voltadas para os próprios colaboradores. Para que tudo saia nos conformes, entretanto, é preciso investir alguns fatores, como:
- Tempo;
- Dinheiro;
- Organização;
- Paciência.
Por isso mesmo, hoje nós vamos elencar tudo aquilo que você precisa saber para organizar um evento desse tipo, voltado para os colaboradores da sua empresa. Confira a seguir.
O que é um evento corporativo?
O evento corporativo é uma espécie de acontecimento social que tem um determinado objetivo, o qual deve se voltar para um dado público. Dessa forma, é possível conquistar algumas ações, que são:
- Atrair novos investidores;
- Apresentar uma ideia;
- Lançar um produto ou serviço;
- Instruir o seu público.
Em relação ao tipo de evento, temos os congressos, conferências, seminários, painéis e mesas redondas. No caso daqueles voltados para o público interno, teremos eventos como convenções, encontros para apresentar novos funcionários e as confraternizações.
Ter clareza quanto ao tipo de solenidade escolhida é essencial, pois cada uma delas possui especificidades, diferenciando-se em razão do local do evento, da formalidade, do traje e da quantidade de pessoas (existem eventos em que é permitido levar o companheiro(a)).
Organizando um evento para colaboradores
Agora que ficou mais claro o que é um evento corporativo, vamos nos voltar exclusivamente para os que são oferecidos ao público interno, isto é, aos colaboradores da empresa. Lembrando que será necessário definir qual o tipo de solenidade com antecedência.
É importante destacar isso porque o planejamento é imprescindível para que tudo ocorra perfeitamente, evitando situações desagradáveis e que poderiam ser resolvidas. Isso inclui detalhes, como a checagem dos banheiros e bebedouros, até o buffet que será servido.
Defina o orçamento
Pode ser que a empresa tenha capacidade para oferecer um mega evento, mas pode ser que o financeiro não seja compatível com esse desejo.
Nesse sentido, é preciso considerar todos os gastos que serão necessários, como a contratação de serviços e de pessoal, material de limpeza e alimentação.
Definir um orçamento previamente faz com que a empresa tenha uma noção mais próxima da realidade quanto aos possíveis custos. Uma dica é buscar diferentes fornecedores e serviços para comparar os preços.
Defina quando e onde será o evento
A definição da data é super importante e a sua divulgação deve ser feita com a maior antecedência possível, junto, é claro, da informação referente ao local onde será realizado o evento em questão.
Lembre-se de verificar a previsão do tempo e se, de modo geral, a data se alinha com a questão climática – ainda mais se for um evento em local aberto.
Atenção à montagem
Não dá para confiar na sorte, ainda mais quando estamos fazendo um evento para várias pessoas. Por isso, toda montagem do evento deve ser devidamente acompanhada, por exemplo, os seguintes pontos:
- Posicionamento de cadeiras e mesas;
- Limpeza de banheiros;
- Fornecimento de internet wi-fi;
- Organização do buffet;
- Entre outros pontos.
Aspectos técnicos como sonoplastia e decoração do ambiente também entram aí. Uma alternativa interessante é contratar um serviço de cerimonial, deixando a cargo desses profissionais todos esses detalhes.
De toda forma, é sempre bom verificar se tudo está dentro dos conformes antes do evento começar.
Ofereça o melhor para seus colaboradores
Independentemente do tamanho do evento, é importante lembrar que, para que um evento seja positivo, ele precisa agradar o seu público. Nesse sentido, lembre-se de oferecer a melhor experiência aos seus colaboradores.