Como manter o controle de fluxo de dados dos funcionários?

Durante o vínculo de trabalho entre um empregado de uma empresa, esta última se responsabiliza por armazenar uma série de informações a respeito de seu funcionário.

Dos horários de entradas e saídas registrados na máquina de ponto eletrônico até os exames admissional e demissional, cabe ao estabelecimento armazenar todos esses dados, caso eles sejam necessários no futuro.

O problema é que, à medida que o vínculo de trabalho se estende, a quantidade de informações a serem armazenadas também aumenta consideravelmente.

Afinal, há cada vez mais holerites, folhas de 13º salário, atestados médicos e outros itens a serem armazenados. Por conta disso, muitas empresas – principalmente as pequenas – têm dificuldade para fazer a gestão de tais informações.

A boa notícia é que essa tarefa está longe de ser impossível: por meio de algumas dicas, é possível dar conta dela sem maiores problemas. Confira algumas delas a seguir:

  1. Use a tecnologia

Foi-se o tempo no qual os controles nas empresas eram feitos apenas no papel. Desde o uso de um leitor de biometria para permitir ou bloquear o acesso a determinados locais até a implementação de sistemas de gestão para fazer a administração do negócio em si, há diversas soluções que podem ser usadas nesse sentido.

No caso do controle de dados, uma das melhores alternativas é fazer um backup em um servidor remoto, ou seja, na nuvem.

Além de essa ser considerada a forma de armazenamento mais segura da atualidade, ela não consome o espaço físico do estabelecimento, o que, por sua vez, colabora para que a organização melhore.

  1. Conte com um controle de presença eficiente

O controle dos horários de entradas e saídas dos funcionários, seja por meio de um ponto eletrônico digital biometrico ou do tradicional ponto com cartão, é uma das tarefas mais importantes em uma empresa.

O motivo por trás disso é que faltas e atrasos têm que ser levadas em conta em momentos tais como:

  • Cálculo mensal de salários;

  • Cálculo de férias;

  • Ações trabalhistas por horas extras;

  • Cálculo de adicional noturno.

Por conta disso, é fundamental que o mecanismo de controle de presença seja adequado e eficiente, de modo a facilitar a execução de tais rotinas.

Isso significa que, apesar de o relogio de ponto preço seja mais caro no modelo digital, o investimento extra vale a pena: além de mais segurança (muitas vezes o empregado pode registrar suas entradas e saídas por meio da biometria), é possível extrair relatórios deles sempre que possível. Assim, há um ganho de eficiência considerável.

Vale ressaltar que, no caso de um leitor biometrico barato, é preciso suspeitar: caso o equipamento tenha um preço muito abaixo da média do mercado, as chances de que a sua qualidade deixe a desejar são grandes.

  1. Considere terceirizar a folha de pagamento

A elaboração da folha de pagamento é uma tarefa complexa, e que deve ser realizada todos os meses. Nesse processo, é realizado um cálculo da carga horária de todos os funcionários, o que, por sua vez, se traduz no salário que a empresa deve a ele naquele mês.

Isso significa que, quando a empresa é grande, isso pode consumir uma fatia de tempo considerável do profissional responsável.

Da mesma forma, empresas pequenas também costumam ter dificuldade para a elaboração desse documento. O motivo é que, quando o estabelecimento é mais enxuto, raramente há um profissional que se encarrega apenas de recursos humanos: um dos sócios costuma cuidar disso.

Em ambos os casos, há uma solução que pode ser de grande ajuda: a terceirização de folha de pagamento. Como o seu próprio nome diz, essa alternativa consiste em contratar uma empresa para se encarregar da tarefa. Assim, há um ganho de eficiência, além da liberação da equipe para atuar em outras tarefas.

  1. Tenha um bom contador

Como se a legislação tributária brasileira não fosse complexa o suficiente, ela obriga todas as empresas (exceto os microempreendedores individuais – MEIs) a ter um contador para se responsabilizar por essas rotinas.

A boa notícia é que, pese à obrigação, os serviços desse profissional são sempre bem-vindos, inclusive ao fazer o controle de dados dos empregados.

Isso pois é ele quem se responsabiliza por uma série de rotinas da área, como a geração de holerites e a gestão de processos de demissão e admissão. Assim, caso um documento referente a eles seja necessário, basta entrar em contato com ele.

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