Como gerenciar equipes em home office

Estamos em uma crise de saúde que afeta vários segmentos da economia – e da vida. Isso exigiu das empresas mudanças rápidas em suas diretrizes, criando novas formas de trabalho para que as atividades não parassem completamente.

Muitas delas, incluindo as mais tradicionais, adotaram o trabalho a distância, mais conhecido home office, quando essa alternativa era viável. 

Trabalhar em casa deixou de ser privilégio apenas de profissionais autônomos, como vendedores e consultores, que têm horários mais flexíveis. Com a Covid-19, outros mercados passaram a aplicar esse modelo em suas rotinas. 

O objetivo é preservar a saúde dos colaboradores, principalmente no grupo de risco, e adaptar o espaço físico para as novas normas sanitárias.

Mas a pergunta que fica é: com os colaboradores em casa, como a empresa faz a gestão das equipes? Quando o serviço é realizado no escritório, fica mais fácil realizar esse controle e checar a produtividade. 

Mas, com o trabalho remoto, o monitoramento fica mais complicado, caso você não use as ferramentas certas.

Ferramentas utilizadas para gerenciar equipes remotas

Com o isolamento social e a quantidade, cada vez maior, de pessoas trabalhando remotamente, a necessidade de usar ferramentas para gerir as equipes se tornou prioritária na condução das atividades.

O trabalho remoto traz muitos benefícios, tanto para as organizações quanto para os colaboradores: redução com custo de aluguel do escritório, diminuição do estresse em virtude do trânsito, conforto e comodidade, entre outros. 

No entanto, o comprometimento pode ficar dividido entre os assuntos domésticos e profissionais, mesmo porque o isolamento social se aplica à família toda, incluindo os filhos em idade escolar.

Assim, as organizações precisam investir em recursos para gerenciar e melhorar a produtividade dos colaboradores. 

Veja algumas sugestões de ferramentas para gerenciar equipes em home office:

When I Work 

A ferramenta When I Work agenda tarefas e monitora as horas trabalhadas dos colaboradores. É possível dividir as atividades por turnos e fazer o controle de maneira transparente e prática. 

Na versão para IPhone e Android, os colaboradores podem registrar o ponto de onde estiverem.

Trello

O Trello é uma plataforma de organização de tarefas em forma de lista que podem ser ajustadas conforme a necessidade do setor, a partir de quadros que dividem as atividades de trabalho por equipe e por funcionários.

O diferencial do Trello é que, por ser um site, pode ser acessado direto do navegador, sem necessidade de instalação de software. Sua interface garante uma melhor visualização do trabalho em equipe, já que os quadros podem ser compartilhados com qualquer funcionário que tenha cadastro na ferramenta.

Cisco WebEx Meetings

Fazer reunião com equipes remotas pode parecer estranho ao primeiro contato, mas tem se mostrado possível – e bastante econômico – para as empresas. 

O WebEx, da Cisco, é uma ferramenta voltada para videoconferências e encontros virtuais das equipes. É uma alternativa ao Zoom, que tem tempo máximo de uso. Com ela são realizadas chamadas de áudio, vídeo e compartilhamento de tela e arquivos, possibilitando a entrada em reuniões sem precisar baixar nenhum aplicativo.

Asana

Essa solução, baseada na computação em nuvem, auxilia na comunicação e redução do acúmulo de e-mails. O Asana também melhora a troca e monitoramento de tarefas, projetos, notificações e conversas, levando o gestor a acompanhar os resultados e andamentos de cada atividade, desde o início até a sua finalização. 

Está disponível na web e, no formato de aplicativo, para Android e iOS.

Logmeln

Esse programa permite acessar e gerenciar computadores remotamente e com segurança.  

Com ele é possível automatizar tarefas rotineiras de TI e proporcionar suporte às equipes de uma mesma empresa, mas em diferentes localidades. Dessa maneira, não é preciso contratar profissionais de TI dedicados a organizações com poucos funcionários.

Team Viewer

O Team Viewer é outro software que oferece suporte remoto para empresas com sistemas robustos. Além da assistência, a ferramenta promove soluções de realidade aumentada e suporte a dispositivos móveis.

As ferramentas para gerenciar equipes são muitas, mas uma coisa todas elas têm em comum: a inovação tecnológica que pode surgir, ou se intensifica, em momentos de adversidade.

Se, antes, muitas eram desconhecidas do grande público, hoje elas são grandes aliadas dos gestores no desenvolvimento do trabalho em home office.

Se você faz parte de empresas que ainda têm o modelo tradicional de gestão muito enraizado, lembre-se que estar aberto a mudanças é o caminho para sobreviver em tempos de crise. 

Além disso, contar com uma consultoria de TI para ajudar as empresas nesse processo de adaptação é uma decisão estratégica que pode – e vai – garantir um excelente trabalho em equipe, mesmo estando cada um em um lugar diferente.

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