Como minimizar os efeitos da pandemia numa clínica odontológica

O Conselho Geral de Dentistas indica que, por conta do Coronavírus e como consequência de seu impacto econômico e de saúde, mais de 50% dos dentistas irão à falência. 

Neste artigo, examinamos com mais profundidade os efeitos da pandemia nas clínicas odontológicas.

Porém, se os profissionais conseguirem analisar com objetividade suas opções e trabalhar no relançamento de suas clínicas o sucesso está garantido, logo, os profissionais e seus negócios terão crescido e se fortalecido.

Com o atual nível de incerteza sobre a doença, sua evolução e consequências, não é fácil estabelecer cenários possíveis e como combatê-los. 

No entanto, com o melhor dos espíritos para prevenir esse impacto negativo que ela pode ter na clínica odontológica, devemos inferir os possíveis efeitos da pandemia nos consultórios odontológicos.

Como minimizar os efeitos da pandemia em clínicas odontológicas

A seguir, veja algumas orientações para preparar o seu consultório odontológico para o pós-pandemia.

Aspectos financeiros

A situação financeira da clínica odontológica, sua capacidade de resistência, entre outros, vai depender muito do tipo de clínica e da situação econômica em que se encontra. 

Por exemplo, a situação não é a mesma se a clínica for consolidada e amortizada do que quando é uma clínica recém-criada com elevadas obrigações financeiras. 

Em qualquer caso, o exercício que seria aconselhável realizar é:

  1. Analisar os custos fixos e variáveis para o ano de 2021. Os custos fixos nos permitirão determinar nosso ‘pulmão’ financeiro, com base nas projeções pós-COVID19 dos pacientes a serem tratados.

Assim, é possível tomar decisões sobre a necessidade de sua modificação (redução de pessoal, redução de tamanho da clínica, especialização, etc.) ou financiamento.

2. Analisar o tipo de pacientes potenciais que me permitirão fazer uma previsão de renda. 

Se a clínica for do tipo que tem mantido sua carteira de pacientes com foco na lealdade, sua situação será menos dependente do que se a clínica tivesse foco no recrutamento de novos pacientes, com menos foco no percentual de fidelidade.

3. Em qualquer caso, deverá ser realizada uma análise exaustiva para conhecer os pacientes ativos, indicá-los e reiniciar o tratamento o mais rápido possível após o desconfinamento.

Ligue para pacientes que, embora não estejam em tratamento ativo, são clientes fiéis que devem ser avaliados. Também é muito conveniente pensar em estratégias para atingir novos clientes potenciais (eventos online, marketing direto, etc.).

4. Estabeleça claramente os ‘Principais Indicadores de Desempenho’ (KPI, ou Key Performance Indicators em inglês). Isso te permitirá estimar com mais precisão a receita e medir os desvios em relação aos objetivos definidos. 

Aqui será necessário considerar as recomendações de distância social para que o cruzamento de pacientes e profissionais seja o mais curto possível.

Por exemplo: procedimento de consulta, número de pacientes na sala de espera, tempo de cadeira/tipo de tratamento, levando em consideração os protocolos de tratamento revisados, assepsia e desinfecção do armário, etc.

5. Otimize as compras de materiais. A margem vem caindo ao longo do tempo como resultado dos ajustes de preços para competir em um ambiente cada vez mais difícil. 

Na era pós-COVID19, os pacientes em geral terão menos recursos e não poderão assumir um aumento de preço em função do acréscimo dos custos do tratamento.

Devido ao maior uso de material e ao aumento do tempo de tratamento em decorrência da implementação de todas as medidas para prevenir a infecção pelo vírus SARS-CoV-2. 

Assim, a única possibilidade de garantir a utilização de todos os materiais necessários a uma prevenção eficaz sem aumentar os preços dos tratamentos, será comprar melhor.

A distribuidora também não está nos seus melhores momentos e as suas margens também são muito apertadas, por isso que não será capaz de melhorar as condições, a menos que o volume de compras aumente. 

Esta ‘equação’ tem apenas uma solução viável: ingressar em outras clínicas ou uma empresa para fazer compras em grupo (GPO: Organizações de Compra do Grupo). Isso, que parece tão simples, na verdade não é. 

Na América do Norte, este tem sido um modelo de sucesso por anos, mas em várias tentativas feitas, não funcionou. A justificativa é que as compras precisam ser volumosas. 

Isso implica que nem todos os tipos de materiais podem ser comprados, usam protocolos diferentes, etc. 

Para que o modelo funcione, deve haver uma Diretoria profissional que, assessorada por uma Diretoria Técnica, toma decisões que são seguidas por TODOS os membros, renunciando ao profissional à sua individualidade-independência. 

O dentista-proprietário deve escolher entre manter sua independência e desaparecer, ou perdê-la e sobreviver.

6. Protocolização abrangente de todos os procedimentos da Clínica Odontológica: 

É um momento crítico e não podemos errar, pois podem ser fatais tanto para a nossa saúde, quanto para o nosso pessoal, pacientes e da nossa clínica se tivermos algum incidente de contágio e isso é conhecido.

Portanto, temos que protocolar primorosamente a relação com o paciente (comunicação, coordenação de consultas, fluxo de pacientes na clínica, etc.) e seu tratamento.

Modelo de relacionamento com pacientes

A relação com os pacientes mudará na era pós-COVID19, sendo que o modelo anterior provavelmente nunca será recuperado. De acordo com o novo modelo, devemos tentar:

  • Garantir que a clínica seja um local seguro: protocolos de prevenção gerados; pessoal com confirmação do seu estado de saúde e perfeitamente treinado, etc.
  • Digitalize todas as ferramentas relacionadas ao paciente para facilitar as tarefas sem contato ou uso desnecessário de espaço de armazenamento e possibilidades de infecção. 

Por exemplo, sempre que possível, os pacientes devem receber o uso de teleferramentas para solicitar consultas, assinar consentimentos, etc.

  • Sempre evite o contato físico: mantenha uma distância segura, sem mãos, sem beijos, etc.
  • Faça a triagem quando o paciente solicitar consulta para classificar e estabelecer prioridades. 

Por exemplo, urgência, tratamento ativo, novos, revisões ou pacientes vulneráveis, que devem ser tratados de forma independente, tomando medidas extremas de segurança.

  • Fluxo do paciente: o agendamento da consulta deve ser feito com muito cuidado. 

Pedir ao paciente que espere para entrar até o momento de sua notificação; proteja pacientes vulneráveis em espaços especialmente protegidos.

  • Regular o número de pacientes na sala de espera com entradas e saídas estruturadas e escalonadas.
  • Crie um ponto de controle higiênico para o uso dos pacientes na chegada (lavagem das mãos, desinfecção, medição de temperatura, entre outros).
  • Acompanhar por telefone os pacientes tratados após 14 dias para saber se eles apresentam sintomas. 

Em caso afirmativo, você deve revisar a situação da clínica, dos pacientes que compareceram ao tratamento no mesmo dia, etc.

  • ‘Administre’ o medo dos pacientes: comunique antes da consulta, durante e depois, todos os esforços que estão sendo feitos para evitar a infecção. 

Isso deve ser feito periodicamente por meio de ligações, sms, WhatsApp, etc. O profissional também deve estar envolvido nessa ação durante o tratamento.

A possível “vulnerabilidade financeira” da maioria dos pacientes já foi discutida. Portanto, as condições de financiamento devem ser consideradas prospectivamente para pacientes com dificuldades financeiras.

 

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