O software de gestão de contratos adequado é uma necessidade para todos os escritórios de advocacia.
Cada vez mais espera-se os advogados sejam parceiros de negócios, colaborando com executivos e outros especialistas para gerar resultados.
No entanto, muitas vezes, as equipes jurídicas sentem-se desafiadas para desenvolver métricas e dados para fornecer inteligência jurídica para seus parceiros de negócios.
Entretanto, uma das maneiras mais ágeis dos setores jurídicos oferecerem dados valiosos aos seus parceiros de negócios é contar com um software jurídico para gerenciar contratos.
Atualmente, já existem diversas soluções para gerenciar contratos no mercado. E a principal delas é a solução Contract Lifecycle Management (CLM), que em português significa Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato.
De fato, a grande quantidade de informações disponíveis no mercado torna o processo de escolha do software de gestão de contratos um tanto desafiadora.
É por isso que reunimos neste guia informações variadas para auxiliá-lo a compreender o que você precisa para encontrar o software que atenda às especificidades do seu escritório de advocacia.
Nesta postagem, você aprenderá sobre cinco pontos específicos que deve considerar e como identificar melhor o que deve usar.
Antes de pontuarmos as diretrizes para considerar o melhor software para sua prática jurídica, vamos abordar um pouco mais sobre a gestão de contratos.
Qual a importância da gestão de contratos para os departamentos jurídicos?
A gestão adequada dos contratos em um escritório jurídico faz parte das éticas e políticas profissionais bem-sucedidas.
Por isso, se afastar de práticas que causam atrasos na aprovação e revisão de contratos como unidades compartilhadas em discos rígidos externos e caixa de entrada de e-mail para armazenamento de contrato também é um dos princípios de uma boa gestão de contratos.
Visto que o arquivamento incorreto, a perda de documentos e atrasos no cumprimento de obrigações e pagamentos podem resultar em má gestão, problemas no relacionamento com clientes e até mesmo vazamento de receita.
Neste sentido, um sistema para gerenciamento pode otimizar as operações legais de maneira significativa, padronizar o processo do contrato e fornecer à equipe jurídica uma inteligência comercial útil para compartilhar com seus parceiros de negócios.
O que é e qual a funcionalidade de um software jurídico para gerenciar contratos?
Um software jurídico para gerenciar contratos consiste em aplicativo ou sistema de arquivos eficaz que evita cargas de trabalho excessivas devido ao acúmulo extremo de papelada.
O software ajuda os advogados a criar documentos e gerenciar ao longo de todo o ciclo de vida do contrato, com recursos para executar cada etapa do contrato, como a negociação entre as partes e a assinatura.
Visto que uma das suas principais funções é permitir uma maior colaboração entre as partes que estão negociando um contrato. Além disso, é um excelente recurso que fornece transparência sobre onde estão os gargalos reais no processo.
Da mesma forma, ajuda na conformidade, visto que é possível auditar quem fez as alterações e quando e aplicar os termos predefinidos.
Aqui está uma lista de como a automação beneficia os advogados:
- Sistema de assinatura simplificado
- Tempo de resposta acelerado
- Maior acesso para todas as partes interessadas
- Maior visibilidade sobre o status do documento
- Rastrear documentos, compartilhar e exportar dados
- Comparar versões de documentos
- Manter todos informados durante todo o processo de contratação.
Embora existam diferentes ofertas desse software disponíveis no mercado, com diferentes funcionalidades, características e benefícios, existem funções básicas em comum que você deve conhecer para fazer a sua escolha.
E são exatamente sobre essas funções que vamos falar agora.
5 recursos principais que o seu software jurídico para contratos deve ter
1 – Armazenamento central
Ao manter o contrato na nuvem, você se beneficia de um processo mais curto, com menos e-mails, verificações e uploads.
Desta forma, qualquer que seja o software que você opte, ele deve funcionar como um repositório central de contratos ao longo do ciclo de vida.
Os recursos mais eficazes do repositório de contratos deve permitir a pesquisa fácil por meio de metadados e ajudar os usuários a encontrar um contrato em alguns cliques pesquisando por palavras-chaves.
Também deve oferecer recursos de segurança baseados em funções que permitem acesso a indivíduos autorizados, impedindo a visualização de dados ou documentos confidenciais pelos usuários que não tem permissão.
2. Facilidade de uso
De fato, ninguém quer um sistema difícil de usar e a facilidade de uso conta muito na sua escolha.
Portanto, a facilidade de uso, a conveniência e uma experiência positiva do usuário vão ser importantes para os resultados que você deseja obter em sua gestão de contratos.
O software precisa oferecer aos usuários a capacidade de visualizar e assinar contratos com segurança, on-line ou pessoalmente. Mas de uma forma intuitiva e sem complicações.
Em primeiro lugar, busque uma solução com recursos como a opção de criar contratos a partir de modelos precisos e livres de erros.
Pense também na capacidade de enviar seu documento a partir de uma única tela. Assim como automatização de fluxos de trabalho para aprovação e, como já mencionado acima, um repositório comum e pesquisável.
De modo geral, o sistema de gestão de contratos deve facilitar a vida do advogado, ajudando o atualizar arquivos rapidamente e também mantê-lo atualizado sobre quaisquer alterações como datas de renovação.
3. Automação de fluxo de trabalho e negociação
Em cada estágio das negociações, o sistema deve acionar fluxos de trabalho automatizados para melhorar a eficiência e informar a todos sobre atualizações.
A automação do fluxo de trabalho facilita o rastreamento do processo e automatiza certos aspectos da criação do contrato.
Além disso, um sistema completo oferece ferramentas de negociação para que as partes do contratos possam conversarem com suas equipes jurídicas e projetarem como o contrato as afetará no futuro.
Para isso, o software deve armazenar todas as versões de um contrato, para que os interessados possam rever versões anteriores e obter o histórico do contrato armazenado.
4 – Integração
Assim como as empresas, os escritórios jurídicos utilizam diferentes aplicativos para executar suas operações diárias, como Gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM), Planejamento de recursos empresariais (ERP), entre outros.
Em vista disso, o sistema deve ser capaz de integrar essas tecnologias à solução de gerenciamento de contratos.
Essa capacidade ajuda a obter informações mais aprofundadas sobre os negócios, economizar custos e ajuda no alinhamento e tomada de decisões.
5 – Capacidade de gerenciar todo o ciclo de vida do contrato
O ciclo de vida do contrato é o processo pelo qual um contrato passa por solicitações, autoria, negociações, aprovações, assinaturas, execução e encerramento ou renovação.
Ou seja, o software jurídico para gerenciar contratos precisa acompanhar o processo de ponta a ponta para iniciar, redigir, negociar, executar, armazenar e analisar contratos em um único fluxo.
A saber, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato é crucial para reduzir riscos, melhorar a produtividade e maximizar o valor do contrato.
Por exemplo, além da negociação on-line e ferramentas de pesquisa e relatório, já citadas neste artigo, os alertas automáticos e calendário para datas e renovações importantes ajudam a cumprir os regulamentos e obrigações contratuais.
Da mesma forma o rastreamento de versão pode preservar a uniformidade de um único contrato, independente das alterações ou edições que passou.
Já as assinaturas eletrônicas e aprovações online diminuem o tempo que um contrato fica em negociação.
Concluindo, com recursos para acompanhar todo o ciclo de vida destes documentos os profissionais jurídicos podem superar seus problemas mais operacionais para se tornarem mais estratégicos.
Embora existam todos esses recursos e muitos mais funcionalidades para serem pesquisadas, esperamos que nossas dicas tenham ajudado você a entender mais sobre esse sistema.
Quer mais uma dica? Seu aplicativo jurídico deve, sobretudo, reduzir os atrasos associados ao gerenciamento manual de contratos livrá-lo da sua sobrecarga de trabalho e enriquecer a forma como você trabalha.
Texto: Juridoc