Novos negócios aumentam os lucros. E cada nova negociação costuma gerar um contrato. Assim como a admissão de um colaborador, a contratação de um fornecedor ou mesmo a compra ou locação de um imóvel.
Enfim, não importa o tipo de negócio, os contratos formam a espinha dorsal de todo relacionamento que uma organização mantém com fornecedores, parceiros e clientes.
Contudo, muitas empresas continuam a operar com processos desatualizados, complicados e manuais. A questão é? Como ordenar e avaliar essa gama de documentos e chegar a um denominador comum chamado eficiência?
Como era de se esperar, não há habilidades gerenciais que resistam a um processo baseado em papel e falta de processos transparentes.
Por outro lado, muitas empresas até usam algum tipo de tecnologia, mas contam com um processo desfragmentado. Ou melhor, adotam uma variedade de ferramentas diferentes para análise, comunicação e assim por diante.
Neste sentido, mesmo que estejam se empenhando para gerenciar corretamente seus contratos, não veem resultados efetivos quando se trata de gerenciar riscos, eliminar custos e aumentar a receita.
A alternativa principal a ambos os tipos de gerenciamento citados acima que pode oferecer uma notável mudança é centralizar todo o processo em uma única plataforma de gestão de contratos.
Esse tipo de solução – conhecido também como CLM (Contract Lyfecicle Management) – resgata o controle do processo graças aos recursos de criação, colaboração, negociação e execução do contrato.
Estudos de caso sobre esse tipo de solução apontam que uma empresa pode economizar 2% de seus custos anuais ao eliminar informações imprecisas e não conformidade.
Ainda sobre pesquisa, a IACCM – Associação Internacional para Gerenciamento Comercial e de Contratos – constatou que 70-75% dos projetos falham por problemas comerciais e de contratação.
Essa “convulsão nos negócios” pode resultar em uma média de 9,2% do vazamento anual de receita de uma empresa. .
Por isso, as empresas se movimentam cada vez mais em busca de processos automatizados para impulsionar seu desempenho e saber como podem alcançar melhor seus objetivos.
Por que gerenciar contratos?
Em um nível mais geral, o papel do gerenciamento de contratos está em constante evolução. Atualmente, essa prática não significa apenas arquivar documentos, mas sim a compreensão de todos os aspectos do ciclo de vida de um contrato.
Por isso, as soluções SaaS mais completas oferecem segurança, armazenamento central, gerenciamento de tarefas, fluxos de trabalho e recursos de assinatura eletrônica.
Na prática, ao reduzir os esforços manuais, ocorre uma melhora na eficiência dos negócios e escopo dos erros. Da mesma forma, as análises e relatórios ajudam a identificar áreas de melhoria.
Um relatório do grupo Gartner destaca que o CLM “está evoluindo de um sistema operacional de manutenção de registros para um sistema central de nível empresarial ao abordar riscos de negócios, custos e a busca pela maximização de receita”.
Então quais são os verdadeiros benefícios que essa automação pode oferecer aos seus negócios?
1 – Contratos melhores
Uma plataforma de gestão de contratos padroniza o conteúdo e diminui o risco de erros na elaboração do contrato, visto que é possível manter bibliotecas de cláusulas padrão que são armazenadas centralmente.
Também aumenta a visibilidade do conteúdo e mantém o conteúdo acessível e pesquisável por qualquer pessoa com acesso adequado. Por conseguinte, reduz erros e supervisão dentro do contrato e mantém uma trilha de auditoria.
Finalmente, todos os dados do contrato estão ao alcance de todos os interessados e sempre atualizados e completos. Dessa forma, não há chance de usar informações desatualizadas ou insuficientes.
2 – Simplifica processos e torna a organização mais eficiente
Em primeiro lugar, o software de gestão de contratos melhora a eficiência funcional e os colaboradores podem se concentrar em aspectos mais estratégicos do gerenciamento.
Assim como todo o processo de automação, o CLM ajuda a simplificar o funcionamento de uma organização, visto que as informações do gerenciamento de contratos também podem ajudar a identificar áreas para otimização de receita e minimização de custos.
Modelos de autoria de contratos, assinaturas eletrônicas, fluxo de trabalho de aprovação de contratos e outras funções automatizadas liberam as para se concentrarem seus talentos.
3 – Visibilidade e análise
Um processo automatizado cria um novo nível de envolvimento e entendimento do ciclo de vida do contrato.
Os relatórios gerados automaticamente por uma plataforma de contratos mantêm as equipes atualizadas sobre o andamento do contrato.
Neste contexto, os colaboradores podem analisar a eficácia dos processos de contrato que estão utilizando, fazer ajustes e avaliar o progresso de um acordo de serviços ou projeto, assim como alocações de gastos e custos.
Por outro lado, as empresas também podem analisar se um contrato se mantém útil para a empresa e quais termos contratuais não estão sendo cumpridos pela outra parte.Tudo isso ajuda a tomar decisões mais acertadas principalmente quando se trata de renovações.
4 – Segurança e repositório central
Os contratos quando armazenados na nuvem são protegidos por criptografia, o que previne a perda de dados ou corrupção de arquivos.
Igualmente, os documentos armazenados na nuvem não podem ser acessados por qualquer pessoa que não tenha permissão. Não obstante, os documentos assinados com assinaturas eletrônicas criptografadas não podem ser alterados.
Ainda sobre segurança, o repositório central também acaba com a constante perda de documentos. A saber, a maioria de relatórios sobre contratos apontam que 70% das empresas não conseguem localizar até 10% de seus contratos.
E todos sabem que contratos perdidos são sinônimos de problemas tanto no que tange à conformidade quanto às futuras negociações.
Um exemplo que reafirma estas estatísticas é um relatório da ULTRIA (2019) que destaca que 7% a 10% de todos os documentos da empresa são perdidos ou arquivados incorretamente.
5 – Melhora a conformidade
Ter um sistema de gerenciamento de contratos que ajuda a padronizar termos e condições aprimora o nível de conformidade entre as partes interessadas relevantes.
Da mesma forma, ao centralizar os dados do contrato em um único repositório, o software elimina a confusão e os erros que geralmente surgem nas abordagens baseadas em papel.
De acordo com a Aberdeen, a conformidade é aprimorada em 55% com a implementação de um sistema de gestão de contratos.
6 – Ciclos de vendas mais curtos
Se a sua empresa opera com equipes de vendas, o software de gestão de contratos permite que os negócios sejam fechados em poucos minutos após a conclusão da negociação.
O Aberdeen Group descobriu que as equipes de vendas que usam soluções de gerenciamento de contratos contam com os seguintes benefícios:
- Alcance 39% maior da equipe na quota de vendas;
- 35% a mais de representantes atingindo a quota de vendas;
- Ciclo de vendas 24% mais curto;
- Taxa de conversão de leads 20% maior;
- Volume de propostas comerciais 12% maior.
Ou seja, os esforços de vendas podem ser focados em transações comerciais e relacionamento com clientes e não na administração de contratos.
7. Insights e inteligência empresarial
Por fim, mas não menos importante, o software de gestão de contratos permite o acesso aos dados valiosos contidos nos contratos, visto que é aumenta a capacidade de pesquisa.
Relatórios personalizados ajudam a identificar melhores práticas, oportunidades estratégicas e problemas que devem ser corrigidos.
Em resumo, sua gestão está sempre em movimento, pronta para avançar em direção a ações que levam a maior satisfação do cliente ou um melhor relacionamento com seus fornecedores.
Conclusão
Chegamos ao fim da nossa lista de benefícios, mas com certeza não é possível esvaziar em um único artigo todas as conveniências de um software de gestão de contratos.
Mas esperamos que nossa abordagem sirva como um ponto de partida para uma mudança inspiradora na forma como você gerencia seus contratos.
Afinal, sempre é bom descobrir que existem soluções inovadoras que não somente simplificam processos operacionais, mas que otimizam a receita e minimizam custos.
Texto: Juridoc é uma plataforma de automação e gestão de contratos e documentos que permite um processo eficiente, com redução de tempo e custos. O software simplifica todo o ciclo de vida do contrato, agiliza o fluxo de trabalho e aprimora a conformidade.